Kağıt sevk irsaliyesi olarak adlandırılan belge ile tam olarak aynı hukuki nitelikleri olan fakat dijital ortamda üretilen belgeye e-İrsaliye denir. e-İrsaliye alıcıya dijital ortamda gönderilir ve dijital ortamda saklanır. Standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan e-İrsaliye sayesinde alıcılar, malı teslim aldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi aracılığıyla kabul ya da ret yanıtı verebilirler.
e-İrsaliye uygulaması, kurumların mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla, halihazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.
e-Fatura sistemine dahil olan kullanıcılar e-İrsaliye sistemine de dahil olabilmektedir. 1 Ocak 2018 tarihi itibarıyla mükellefler tercih ettikleri takdirde gerekli başvuruları gerçekleştirerek e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapabiliyorlar.
e-İrsaliye düzenlemesi gerekenler; malı taşıyan veya malı taşıttıranlardır. e-İrsaliyeyi malın alıcısı taşıyor veya taşıttırıyorsa düzenleyen taraf alıcı olur, malın satıcısı taşıyor veya taşıttırıyorsa düzenleyen taraf satıcı olur. Mallar mağazadan alındığında bile satıcının verdiği irsaliye geçerli olmaktadır.
Mükellefler, bilgi işlem sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleriyle entegre ederek; www.efatura.gov.tr sitesinde bulunan Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerini kullanarak e-İrsaliyeye geçiş yapabilirler. Bununla birlikte, e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler, e-İrsaliyeye geçerken e-fatura uygulaması için kullandıkları entegratörü kullanmak durumundalar.
Malın sevki için e-İrsaliyenin fiili sevk gerçekleşmeden önce düzenlenmesi ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine doğru bir şekilde gönderilmesi gerekir. Bununla birlikte, fiili sevk sürecinde, eğer e-İrsaliyenin elektronik biçimde gösterilmesi sağlanamıyorsa, araçta e-İrsaliyenin kağıt çıktısının bulunması zorunludur. Fakat kağıt çıktı üzerinde ıslak imza veya kaşe olması zorunluluk dahilinde değildir. Ayrıca alıcıya bu çıktıyı verme gibi bir zorunluluk da yoktur. Bu nedenle, alıcı da malları teslim aldıktan sonra böyle bir çıktıyı saklamak veya ibraz etmek zorunda değildir.
e-İrsaliyeden önce e-fatura düzenlendiği takdirde e-İrsaliye bu faturanın tarihini ve belge numarasını içermek zorundadır. Bunun yanında, e-İrsaliyede, irsaliyeyi sorgulamaya veya görüntülemeye yarayan karekod kullanılması zorunluluğu vardır. Ayrıca, e-fatura gibi e-İrsaliyenin de 10 yıl süresince saklanması gerekmektedir.
e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarasıyla birlikte e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası e-İrsaliye üzerinde bulunmalıdır. Müşterinin adı, ticaret unvanı, eğer varsa vergi dairesi ve numarası, işyeri adresi ve eğer işyeri adresinden farklıysa teslimat adresi de e-İrsaliyenin içermesi gereken bilgilerdendir. Bunların dışında, taşınan malın cinsi, miktarı, fiilî sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiilî sevk zamanı da bulunması zorunlu olan bilgiler arasındadır. Mükellefler bu mecburi bilgilerin dışında isteğe bağlı olarak başka bilgiler de ekleyebilir. Örneğin, dorse şasi numarası, plaka, şoför bilgisi gibi bilgileri doldurmak tamamen mükelleflerin isteğine bağlıdır.
e-İrsaliye uygulaması ile denetim memurları, sahip oldukları tabletler üzerinden irsaliyede bulunması mecburi olan karekodu veya barkodu okutarak e-İrsaliye bilgilerine ulaşabilir ve denetim yapabilirler.
e-İrsaliye kapalı bir sistem üzerinden çalıştığından dolayı sadece sistemde kayıtlı kişiler arasında e-İrsaliye gönderimi ve alımı yapılabilir. Yani, sisteme dahil olanlar alıcı e-İrsaliye mükellefi olduğu takdirde e-İrsaliye gönderebilir ve alabilir.
İrsaliye düzenleme zorunluluğuna sahip olmayan e-fatura uygulaması kullanıcıları ise kendilerine kesilen e-İrsaliyeyi görebilmek için bu uygulamaya tercihen dahil olur.
Taraflardan biri e-İrsaliye sistemine kayıtlıyken diğer taraf sisteme kayıtlı değilse, e-İrsaliye kullanıcısı olan taraf olmayan tarafa kağıt irsaliye düzenleyebilir.